Có 4 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần thay đổi cách quản lý và khai thác dữ liệu: mỗi phòng ban dùng một phần mềm riêng, Excel xuất hiện ở gần như mọi bước, báo cáo phụ thuộc vào thao tác thủ công và vài cá nhân, và đội ngũ IT/Data quá mỏng. Doanh nghiệp không nhất thiết phải thiếu dữ liệu mới gặp khó khăn. Nhiều khi dữ liệu phân tán khắp nơi, càng nhiều phần mềm, file và quy trình riêng lẻ thì việc tổng hợp để ra quyết định càng khó và mất thời gian.
Dấu hiệu 1: Mỗi phòng ban dùng một phần mềm riêng, dữ liệu không kết nối?
Dữ liệu nằm tách biệt ở từng bộ phận và không được kết nối với nhau, nên không ai nhìn được bức tranh tổng thể. Đọc thêm Tích hợp dữ liệu doanh nghiệp: Khi không thiếu dữ liệu mà thiếu kết nối.
Dấu hiệu 2: Excel xuất hiện ở gần như mọi bước tổng hợp và đối chiếu?
Hầu hết các bước tổng hợp và đối chiếu vẫn phải đi qua file Excel, kéo theo thao tác tay và rủi ro sai lệch giữa các file.
Dấu hiệu 3: Báo cáo phụ thuộc thao tác thủ công và kinh nghiệm một vài cá nhân?
Báo cáo dựa nhiều vào thao tác tay và kinh nghiệm của một vài người. Khi người đó vắng mặt hoặc nghỉ việc, quy trình dễ bị gián đoạn.
Dấu hiệu 4: Đội ngũ IT/Data quá mỏng?
Đội IT/Data không đủ người để xử lý liên tục yêu cầu từ nhiều phòng ban, nên yêu cầu xếp hàng chờ và báo cáo đến chậm.
Điều gì xảy ra khi các dấu hiệu xuất hiện cùng lúc?
Từng dấu hiệu riêng lẻ có thể chưa tạo ra vấn đề lớn. Nhưng khi chúng xuất hiện cùng lúc, doanh nghiệp mất nhiều thời gian để tra cứu dữ liệu, kiểm tra số liệu và chờ báo cáo, thay vì tập trung vào quyết định và hành động.
Doanh nghiệp nên bắt đầu thay đổi từ đâu?
Thay đổi không nhất thiết bắt đầu bằng việc mua thêm một hệ thống mới. Bước đầu tiên là xác định:
- Dữ liệu đang nằm ở đâu.
- Quy trình nào đang tốn nhiều công sức nhất.
- Câu hỏi kinh doanh nào cần được trả lời nhanh hơn.
Câu hỏi thường gặp về quản lý và khai thác dữ liệu
Doanh nghiệp có cần thiếu dữ liệu mới gặp khó khăn không?
Không. Nhiều khi dữ liệu phân tán khắp nơi, càng nhiều phần mềm, file và quy trình riêng lẻ thì việc tổng hợp để ra quyết định càng khó.
Bốn dấu hiệu cần đổi cách quản lý dữ liệu là gì?
Mỗi phòng ban một phần mềm riêng, Excel ở gần như mọi bước, báo cáo phụ thuộc thao tác thủ công và vài cá nhân, và đội IT/Data quá mỏng.
Có cần mua hệ thống mới ngay không?
Không nhất thiết. Bước đầu tiên là xác định dữ liệu đang nằm ở đâu, quy trình nào tốn nhiều công sức nhất và câu hỏi kinh doanh nào cần trả lời nhanh hơn.
Một dấu hiệu đơn lẻ có đáng lo không?
Từng dấu hiệu riêng lẻ có thể chưa tạo ra vấn đề lớn, nhưng khi xuất hiện cùng lúc thì doanh nghiệp mất nhiều thời gian để tra cứu, kiểm tra và chờ báo cáo.
